特集
わが社はこうやってテレワークしています【シャープ編】
～LINC Bizなどのデジタルツール全社活用で取り組む
2020年4月20日 06:00
日本政府の要望に応じて、液晶パネル工場でのマスク生産を開始するなど、新型コロナウイルス対策における社会貢献でも注目を集めるシャープ。テレワークにおいても、独自の取り組みをはじめている。
テレワークの主要ツールには、同社の100%子会社であるAIoTクラウドが開発したビジネスコミュニケーションサービス「LINC Biz(リンク ビズ)」を採用。東京・芝浦のシャープ東京ビルに拠点を置いているシャープ社長室広報(東京)では、これを活用した在宅勤務を行なっている。
4回目となる今回は、シャープの社長室広報(東京)のテレワークへの取り組みを紹介しよう。
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シャープ子会社開発のチャット/ビデオ会議アプリ「LINC Biz」を活用
シャープの広報体制は、大阪府堺市の本社に拠点を置く「社長室広報(大阪)」と、東京・芝浦のシャープ東京ビルを拠点とする「社長室広報(東京)」に分かれる。
社長室広報(大阪)では、公共交通機関で通勤している社員は原則在宅勤務となっているが、自動車で通勤しているマネージャーは出社して勤務を続けている。
一方で、社長室広報(東京)は、3月25日に東京都の小池百合子知事が、平日はできるだけ自宅で仕事を行なうように呼びかけたことを受けて、月曜日となる3月30日からは、広報担当メンバー全員が在宅勤務をスタートした。
現在、一般社員は毎日在宅勤務を行ない、マネージャーは週3～4日を在宅勤務とし、1～2日を出社しているという。この体制は、政府の緊急事態宣言の発令期間に合わせて、5月6日まで実施する予定だという。
シャープの広報部門では、本社が大阪であること、国内に数多くの生産拠点や研究拠点を持つことから、出張が多い傾向にある。そのため、ノートPCやスマートフォン、携帯電話が全員に貸与されており、メールやチャット、ビデオ会議システムといったツールも導入している。PCはシャープの子会社であるdynabookの製品を導入。スマートフォンはAQUOSシリーズを使用している。
また、自宅には各自がネットワーク環境を整備。社外からもセキュリティが担保された状態で社内ネットワークにアクセスできる権限を付与しているため、今回の在宅勤務の開始においても、とくに支障はなかったという。
ただ、ビデオ会議をより円滑に、効果的に実施するため、メンバー全員に新たにヘッドセットが導入された。なお、社員宅での既存回線の使用料は社員が支払うことになっているが、承認済みの会社貸与のスマートフォンによるテザリング機能の使用は可能だ。
広報部門の業務は、メディアからの問い合わせ対応や、製品レビュー用のサンプル機の貸し出し、掲載記事の確認などだ。さらに、広報戦略の検討や新製品などの発表に向けた社内関係者との打ち合わせ、ニュースリリースをはじめとする各種資料の作成なども行なう。現在では、要望に応じて、オンラインでの取材対応も行なっている。
シャープでは、これまでにも、日本マイクロソフトのエンタープライズ向けソーシャルネットワークサービス「Yammer」を導入し、国内最大規模のユーザーとして、社内コミュニケーションを活性化させてきた経緯がある。
だが、2018年8月からチャットおよびビデオ会議システム向けに、AIoTクラウドが開発したビジネスコミュニケーションサービス「LINC Biz」を導入。これを、社内コミュニケーションのためのメインツールとして活用している。
AIoTクラウドは、2019年10月にシャープから分離独立した100%子会社で、ソニー時代からVAIOの開発を指揮してきた赤羽良介氏がシャープ入りして、同社の社長に就任している。
「LINC Biz」は、手軽にビジネスチャットやビデオ会議を行なうことを目的に開発されたツールで、働き方改革や業務コミュニケーション革新をサポートすることを目的として、中小企業やスタートアップ企業を対象に提案活動を行なっているところだという。
製品として正式に発表したのが2019年11月のことであり、社内への導入時期から逆算しても、シャープ社内で1年以上にわたり、ブラッシュアップを続けてきたことがわかる。
「リモートワークにおいてもたいへん有効であり、メールと比べて、より迅速なコミュニケーションを実現するほか、チャットでやり取りした資料をビデオ会議でもスムーズに利用できるなど、シームレスな連携が可能となっている」と、シャープでは説明。
「在宅勤務を行なっている広報部門では、業務の進捗確認や簡単な連絡事項、相談のほか、顔を合わせることがなくなったメンバー間の文字どおりコミュニケーションツールとして、これまで以上に有効活用している。また、社内関係部門とのコミュニケーションや会議、メディアとの取材対応時にも積極的に活用している」という。
LINC Bizは、現在、広報部門だけでなく、シャープ社内にも広く導入されている。
ちなみに、2019年11月に行なわれたLINC Bizの発表会見では、AIoTクラウドの赤羽社長が製品開発の経緯にについて以下のように言及した。
「メールでのやりとりでは、断片的な情報になったり、断続的な議論ができない、あるいは経緯が追えないという課題があり、それを解決するためにビジネスチャットの可能性に着目した。当初は、SlackやZoomを試験導入してみたものの、約2万人の社員への導入を想定した場合、膨大なコストがかかること、チャットでの議論とビデオ会議とで分断される使い勝手の悪さがネックとなった。そこで約1年前から、自らが使いやすく、コストが低く、そしてビジネスチャットとビデオ会議がシームレスにつながるツールの開発に取り組んだ」。
1人あたり月額350円の有料プランを用意しているが、「主要なビデオ会議ツールは2拠点までを無償で利用できる場合が多いが、LINC Bizでは、ビデオ会議のメリットを感じられるように3拠点まで無償で利用できるようにした」という。新型コロナウイルスの感染拡大にあわせて、現在は、無料版で使える接続数を10拠点にまで拡大している。多くの人が手軽に利用できるようにハードルを引き下げた格好だ。
シャープによると、現在、奈良市の市立小、中、高等学校65校804学級において、LINC Bizを活用。約24,000人の児童、生徒が休校期間中に、学校と子どもたちのコミュニケーションに利用している。
また、3月14日から開催された「日本動物学会 関東支部第72回大会」でも、LINC Bizのビジネスチャット機能を活用して学会を開催した例などがある。
一方、シャープでは、クラウド型ウェブ会議サービス「TeleOffice」も活用している。社内のTV会議システムとつないで使用する場合や、資料共有を前提とする会議などで使用しているもので、同社の電子黒板「BIG PAD」との親和性も高い。
「資料を画面共有して、書き込みながら打ち合わせでき、過去の会議資料もあとから検索できる点などが便利」としており、「目的や用途に応じて、電話やメール、チャット、ビデオの各ツールを使い分けている。複数あるツールを最適なかたちで活用することで、より効率良く業務を行なうことを心がけている」としている。
在宅勤務ならではの懸念点はあるが、新しい取り組み方が必要
では、これらのツールを活用した在宅勤務の成果はどうだろうか。
「在宅勤務では、1人だけの集中した時間が確保できるため、個人作業などの業務効率が向上したほか、社内外とのコミュニケーションも、各ツールを駆使することで、いまのところは支障がない」とする。
その一方で、「業務とは直接関係がない、挨拶や雑談などのちょっとしたFace to Faceのコミュニケーションが減っている点が気になっている。当面は支障がないと思うが、在宅勤務が長期化することで、チームとしての一体感やつながりが希薄化するのではないかとの懸念がある」とのこと。
また、「小さな子供を持つメンバーもおり、保育園や学童保育の臨時休業や登園自粛要請のため、子供と一緒の環境では在宅勤務を行なうのは難しいとの声もある」という。
これらは多くの企業に共通した課題だと言えるだろう。制度や環境などを含めて各社が模索しているテーマである。
なお、シャープの公式Twitterでは、「ビデオ会議したら他社製のエアコンが映り込んで気まずいシャープ社員用バーチャル背景画像」を公開。シャープ製エアコンを小さく表示した画像を、ビデオ会議の背景に使用できるように配布しているが、関係者によると残念ながら「現時点で、シャープ社員の利用例は確認されていない」という。
ビデオ会議したら他社製のエアコンが映り込んで気まずいシャープ社員用バーチャル背景画像です。pic.twitter.com/qBsdY850Nr
— SHARP シャープ株式会社 (@SHARP_JP)April 14, 2020
在宅勤務の長期化にあわせて、今後の広報業務の手法や、活動の仕方も変わってきそうだ。
「これまでは当たり前のように行なってきたメディア向けの発表会や展示会、対面での取材などが困難になったいま、シャープからの情報を、メディアに対して効果的に届け、いかに記事化してもらうかが、広報として最大の課題であり、各種検討や取り組みを進めているところである。
一例として、新製品の発表にあたり、説明会を行なう代わりにメディア向けの特設サイトを設け、同サイトに新製品に関する情報を集約して掲載することで、記事を執筆いただくために必要な情報を、ワンストップで確認してもらえるようにした。この手法については、メディアの方々からも評価の声をいただいており、新型コロナウイルスの影響終息後も継続して利用できる強力なツールになると考えている」とする。
そして、「これまでの当たり前が、当たり前でなくなっている。すべての業務を再点検するとともに、オンライン発表会に代表される各種ツールを活用した手法など、メディア向けイベントの新たな開催方法を検討する良い機会と捉えて、積極的に検討して行きたい」としている。
困難な時期を新たな取り組みへの挑戦の機会と捉えて、デジタルツールを活用していく姿勢を見せている。