テレワークで超便利! ビデオ会議＋チャットの「Microsoft Teams」のツボはここ

　テレワークに取り組む企業が急増している昨今だが、「同僚との距離が物理的に離れていて、普段のように仕事ができない」という悩みを抱える人も多いだろう。

デスクトップ版の「Microsoft Teams」。テキストチャットやビデオ会議、ファイル共有とさまざまな機能をワンストップで提供する、テレワークの力強い味方だ

　問題になっているのはコミュニケーション不足だ。テレワークでは、ちょっとした疑問を同僚に尋ねたり、あるいは進捗を上司に報告したりといったコミュニケーションが億劫になりがち。また、「テレビ会議をしたい」というニーズも当然出てくるし、テレワークでは「オフィス内サーバーへのアクセスが手間」「メールではレスポンスが悪い」など、ファイル共有に関わる問題も起きがちだ。

　これら「テレワークの課題」を1本で解決できるツールとして、利用者が急増しているのが「Microsoft Teams」だ。強力なOffice連携やiPhone/Macでも使える柔軟さをウリとする、同ソフトの魅力とポイントを紹介していきたい。

これ1本でコミュニケーション不足を解決、PCやスマホ、ブラウザでも使える

　さて、その「Microsoft Teams」だが、そもそもとして、Microsoftが提供しているサブスクリプションサービス「Microsoft 365」に含まれるもの。機能としては、テキストによるチャットや、ビデオ会議、ファイル共有などの機能が統合されている。

Microsoft Teamsで共有したWordやExcel、PowerPointのファイルは、それぞれのアプリケーションで開くことなく、内容をプレビューできる

iPhone向けの「Microsoft Teams」アプリ。テキストチャットだけでなく、Web会議やファイル共有にも対応している

　Microsoft 365のそのほかのサービスや、WordやExcel、PowerPointといったアプリとシームレスに連携することも、Microsoft Teamsの大きな魅力だ。

　さまざまなデバイスやプラットフォームへの対応もポイント。WindowsとmacOS向けにデスクトップアプリが提供されているのはもちろん、Webブラウザでの利用にも対応していて、AndroidやiPhone、iPad向けのアプリも用意されている。

　さらに、Microsoft Teamsには無料版もあり、Microsoft 365のユーザーでなくともテレワークに利用できる。

テレワークに必要な「チャット、テレビ会議、ファイル共有」を全てフォロー

　Microsoft Teamsは多機能なサービスで、幅広いコミュニケーションやコラボレーションに利用できる。そうした機能の1つが、音声や映像を使ってリアルタイムにコミュニケーションできるビデオ会議機能だ。

　テレワーク中でも同僚と顔を合わせてコミュニケーションができ、会議や打ち合わせもオフィスにいるときと同様に行なえる。

　PCのデスクトップやアプリのウィンドウを共有し、相手の画面に表示する機能もあり、PowerPointで作成した資料を見せながら、その内容について説明することが可能だ。Microsoft 365に加入していれば、ビデオ会議の内容を動画として記録もできる。

　なお、ビデオ会議にはゲストも招待できるため、社外の人との会議や打ち合わせにもMicrosoft Teamsを利用できる。

ビデオ会議の中で、Webブラウザのウィンドウを共有。ほかのユーザーと同じ画面を見ながら会話できるため、コミュニケーションもスムーズだ

　Microsoft Teamsのテキストチャットは、一連のやり取りをスレッドにまとめられるのはもちろん、テキストの装飾や箇条書きで、伝えたいことを分かりやすく表現できる。さらに、ファイルを添付して送信することも可能で、絵文字やアニメGIF、ステッカーなどの送信にも対応している。

テキストチャットで使えるステッカーの機能。アニメGIFを貼り付けることも可能だ

　ファイルを共有するための仕組みもある。フォルダを作成してファイルを整理できるほか、WordやExcel、PowerPointで作成したファイルであればMicrosoft Teams上でのプレビューが可能で、中身を確認するためだけにアプリを起動する必要はない。

　なお、有料版と無料版の違いとしては、無料版では前述した会議の録画ができないほか、ファイル共有のためのストレージ容量が有料版の1TBに対して2GBとなる点が挙げられる。さらに、高度な管理機能を使えるのも有料版のみだが、無料版でも基本的な機能はほぼ利用できる。もし、まだMicrosoft 365を契約していないなら、まずは無料版でMicrosoft Teamsの世界を体験してみよう。

「チーム」と「チャネル」でコミュニケーションを整理

　では、Microsoft Teamsの具体的な使い方を見ていこう。なお、ここではMicrosoft 365 Business Basic/Standardのエディションに加入している前提で説明を行なうが、無料版でも大きな違いはない。

インストールが完了すると、サインイン画面が表示される。この後、パスワードを入力してサインインすれば、Microsoft Teamsを使い始められる

　前述したように、Microsoft TeamはWebブラウザで利用可能なほか、WindowsやmacOS向けのデスクトップアプリも提供されている。日常的に利用するのであれば、ぜひデスクトップアプリをインストールしておきたい。

　デスクトップアプリは、Microsoft TeamのWebサイトからダウンロードできる。ダウンロード完了後に起動するとログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力して先に進めよう。

チームがまだ作成されていなければ、「チームを作成」をクリックし、チームを作ろう。指定したメンバーだけが参加できる「プライベート」と、組織内の誰でも参加できる「パブリック」が選べる

チームを作成する際、参加してもらうメンバーも指定する。管理者によって許可されていれば、社外の人もメンバーに追加できる

　はじめてMicrosoft Teamsを利用するなら、まず「チーム」と「チャネル」を作成しよう。チームは複数のメンバーの集まり、チャネルはそのチームの中でコミュニケーションする場と捉えればいい。たとえば、部門やプロジェクトチームの単位でチームを作成し、その中でコミュニケーションする内容ごとにチャネルを作る、といった運用が考えられる。

チームを作成できた。新規に作成したチームには、「一般」というチャネルが用意されている

チャネルの作成画面。チャネル名と説明、チャネルを参照できるユーザーを制限できる「プライバシー」を設定する

　テキストチャットを行なうには、いずれかのチャネルを選び、「新しい会話を開始します……」と書かれたテキストボックスにテキストを入力してエンターキーを押すか、紙飛行機のアイコンをクリックする。

　投稿されたメッセージに返信するには、「返信」と書かれた部分をクリックしてテキストを入力し、同様に送信しよう。メッセージに対して、ファイルをドラッグ＆ドロップで添付したり、「いいね」を送ることも可能だ。

投稿されたメッセージに対して返信を行なったところ。ファイルを添付することもできる

ほかのメンバーのメッセージに対する「いいね!」の投稿も可能。いちいち返事をするまでもない場面で活用できる

テレビ会議機能も充実、ぼかしや背景もアリ。画面共有は、「このウィンドウだけ」や「直接PowerPointファイル」も

　ビデオ会議を行なうには、アプリバーにある「予定表」をクリックし、「新しい会議」をクリックしてから、表示された新しい会議の作成ページで詳細を入力する。外部ユーザーを招待したい場合は、出席者の欄に招待したいユーザーのメールアドレスを入力しよう。

Microsoft Teamsの予定表の画面。ここでビデオ会議の予定を作成できるほか、「今すぐ会議」をクリックすれば、すぐにビデオ会議をはじめられる

ビデオ会議の予定作成画面。指定した出席者には、参加可否を尋ねるメールが送信される。そのメールに記載されたリンクからビデオ会議に出席できる

　出席者として登録されると、参加依頼のメールが送られる。そこにある「Microsoft Teams会議に参加」をクリックすれば、ビデオ会議に接続されるという流れだ。

背景をぼかせるほか、好きな画像を設定することも可能。これを使えば、部屋を映さずにカメラを使ってビデオ会議に参加できる

　とくにテレワークで作業している場合、会議の参加者に部屋の中を見られたくないといったニーズは多いだろう。そこでMicrosoft Teamsでは、カメラで撮影した映像の背景をぼかしたり、ほかの画像を表示するための機能が搭載されている。

　ビデオ会議中に、デスクトップやアプリの画面を共有したいなら、「共有」ボタンをクリックし、画面下からデスクトップやウィンドウ、PowerPointファイルを選択すればいい。

「共有」ボタンをクリックすると、「デスクトップ」や、各アプリの「ウィンドウ」、そして「PowerPoint」のファイルを共有画面として選択できる

PowerPointのファイルを共有したところ。この仕組みを使えば、遠隔からでもプレゼンテーションが行なえる

ファイル共有もスムーズ、WordやExcelもTeamsのまま直接編集

　さまざまなファイルを共有できることも、テレワークにMicrosoft Teamsを使う大きなメリットだ。

　チャネルを選択し、画面上部にある「ファイル」をクリックすると、ファイル共有のための画面に切り替わる。ここには、テキストチャットで添付したファイルが自動的に保存されるほか、エクスプローラーからドラッグ＆ドロップでファイルをアップロードすることも可能だ。

　さらに、メニューの「+新規」をクリックすると、ファイルを整理するためのフォルダーや、WordやExcel、PowerPointのファイルが作成できるほか、それらのファイルを参照したり、Microsoft Teamsから直接編集するといったことも可能だ。

ファイルの管理画面。メッセージに添付したファイルもここに保存される

「＋新規」メニューの内容」では、Word/Excel/PowerPointのファイルを新規作成することも可能

　テキストチャットやビデオ会議への参加、そしてファイル共有といった機能は、AndroidやiPhone/iPadでも利用できる。デバイスを選ばずに機能が使えることも、Microsoft Teamsの大きなメリットだろう。

AndroidやiPhone/iPadでもビデオ会議に参加できるほか、共有された画面を参照することも可能

テレワークのコミュニケーションプラットフォームとして活用できる

　このようにMicrosoft Teamsには、円滑にコミュニケーションを行なうための機能が数多く提供されており、幅広いシーンで使えるサービスに仕上げられている。

　テレワークは、新たな働き方として定着する可能性は高い。その際、従業員間の円滑なコミュニケーションを実現するためのプラットフォームとして、Microsoft Teamsは有用な存在だ。

　前述したように、Microsoft Teamsは無料でも多くの機能を利用できる。テレワークでのコミュニケーションに課題を感じているのであれば、早速使い始めてみてはいかがだろうか。