【特別企画】

まだ間に合う！ Office のテンプレートを使って簡単年賀状！
宛名書きだってできちゃう！

藤山哲人

（2016/12/19）

　「まだ年賀状を書いてない！」と焦っている人にお薦めしたいのが、Office の年賀状テンプレート。Office 365 などの Office シリーズをはじめて使う人に向けたハウツーから、毎日使っている人に向けた活用術まで紹介されているサイト「楽しもう Office」には、便利に使えるテンプレートがたくさん用意されている。これらを使うと、ビジネスや趣味、プライベートや学校で、手間なく簡単に使えるのが最大の魅力だ。

　しかも季節に応じた特集も組まれていて、今は「年賀状」のテンプレートや素材が盛りだくさん。わざわざ年賀状の素材集を買わなくても、Office だけで即年賀状が作れるという超便利術をご紹介しよう。

　もちろん宛名書きだって、Word を使えば簡単にできちゃうし、Excel‎ で住所録も楽々。2つを連携させて、パパッ！と100人分の宛名印刷をするなんていうのも簡単だ。

年賀状テンプレートを使えば5分で完成！

　「忙しくて年賀状を作っている時間がない！」という人にお薦めなのが、「楽しもう Office」にある年賀状特集「Office で楽しく簡単に！年賀状を作ろう 2017」。ここには200種類以上のオリジナルデザインの年賀状が用意されている上に、無料でダウンロードできて使えるという太っ腹ぶり。

「楽しもう Office」にある年賀状特集。テンプレートから簡単な使い方のムービーや手順、活用術など、Office を使う上でのノウハウがすべてまとまっている

カジュアル、フォーマル、和風、シンプルといったテイストからジャンルを選び、欲しいものをチョイスする

　まずは、「カジュアル」や「フォーマル」といった雰囲気を選んで、好みや使えそうなテンプレートを探すといい。印刷するだけでそのまま使えるものから、ちょっとコメントを書き換えるだけでいいもの、写真を簡単に差し替えられるものなど豊富に用意されている。

　年賀状作りに使う Office は、PowerPoint か Word。どちらか使い慣れているテンプレートを選ぶといい。

タイトルの左横に、オレンジのPとあるアイコンが PowerPoint 用、青のWとあるのが Word 用のテンプレート

　ここでは5分で作れる年賀状の作り方を簡単にご紹介しよう。

① デザインを選ぶ

印刷すればそのまま使えそうなものをダウンロード。上司にはこのぐらいフォーマルで無難なヤツがいい

② テンプレートをダウンロード

「Word ファイルテンプレートのダウンロード」ボタンをクリックし、デスクトップなどにダウンロードする

③ テンプレートを Word で読み込み

インターネットからダウンロードしたファイルは、画面上部に警告が表示される。身元がはっきりしているファイルは「編集を有効にする」ボタンをクリックして、編集できるようにする

④ ちょっとひと手間かけて自分の住所を入力

左下の空きスペースに住所と名前を入れて完成！

　あとは印刷するだけで、お店で売っているような年賀状ができあがる！簡単！

「賀正」と「謹賀新年」目上の人に送るのはどっち？

　年賀状の決まり文句「賀正」や「迎春」などの2文字の賀詞もあれば、「謹賀新年」や「恭賀新年」など4文字の賀詞もある。実は2文字系の決まり文句は、ほとんどがカジュアルな年賀状に使うものなので要注意。目上の人や上司、お客さんに送る年賀状は、「謹賀新年」や「恭賀新年」を使うこと。

　また、4文字だと固すぎるという場合は「あけましておめでとうございます」や「新春のお慶びを申し上げます」といった文章にするのもいい。

年賀状ソフトがなくても Word ＋ Excel で宛名書き

　Word には、相手の名前や住所などを書き換えて、個々に送る請求書などを印刷する「差し込み印刷」機能がある。これを利用すると、はがきのあて先を簡単に印刷できるので、やり方を簡単にご紹介しよう。必要なのは、WordとExcelだ。

① Excelで住所録を作る

　すでに Excel で住所録を作ってあるという人は、一番上の行に「氏名」「住所1」「住所2」「郵便番号」といった見出しをつけるのを忘れないように。もし新しく住所録を作る場合は、「楽しもう Office」から Excel のテンプレートをダウンロードすると、細かい調整なしに差し込み印刷ができる。

一番上の行に見出しをつけること。最低限これだけ用意すれば、宛名書きができる

あて先を縦書きにするなら数字を全角「-」を半角に

　あて先の住所の番地などが半角文字で入っていると、縦書きにしたとき、「数字が横に寝てしまってかっこ悪い！」ってことがある。また番地を区切る「－」が全角になっていると、そのまま横棒に印刷されて、なんかヘン！になっちゃうことも。

　いちいち文字を入力し直すのが面倒な場合は、次の関数（【】内）をセルに入力して、あて先印刷用の住所を作るといい。

【 =SUBSTITUTE(JIS( 〔セル番号〕 ),"－","-") 】

　この計算式を記入したセルには、〔セル番号〕（たとえばA1セル）の住所を読み込んで、数字やアルファベットなどを全角に変換し、「－」を半角に置換してくれる。

右のセル（B1）は、変換後を表示している。アルファベットと数字が全角に統一され、「－」が半角になっている

② はがき宛名面印刷ウィザードで簡単設定

　「差し込み文書」→「作成」→「はがき印刷」→「宛名面の作成」を選ぶと、「はがき宛名面印刷ウィザード」が表示される。この画面に表示されるステップを追っていくと、簡単に宛名印刷の準備ができる！

通信面のデザインをいったん保存してから、「差し込み文書」→「作成」→「はがき印刷」→「宛名面の作成」を選ぶ

このダイアログボックスで順を追って設定すれば、簡単に差し込み印刷ができるようになっている

③ ステップを追って設定

　差込印刷の詳しい手順も「楽しもう Office」の「簡単宛名面印刷」でムービーを使って紹介している。初めて差し込み印刷機能を使う人は、ムービーを見ればより簡単にできるはず！

縦書きと横書きを選んだり、住所録の Excel ファイルを選んだりするだけ。簡単！

④ 印刷イメージを見ながら調整

　名前が2つ表示されてしまった場合は、片方を削除。また住所が2行になって入らない場合などは、枠の大きさを調整する。これで差し込み印刷の準備ができた。

「結果のプレビュー」ボタンを押すごとに、印刷する項目の見出しと実際の文字が切り替わるので、見比べながら印刷を調整する

差し込み印刷のイメージ完成！必要であれば、あて先面に自分の住所を印刷できる

⑤ ▶のボタンを押すと、Excel の住所が次々表示される

▶ボタンをクリックすると、次の人の住所が表示される。何人目のデータかもわかる

11人目の北村さんもあて先の確認OK！

⑥ 「すべて印刷」ボタンで全部の住所が印刷完了！

「完了と差し込み」ボタンで表示されるダイアログボックスから、印刷する人の範囲を指定して印刷開始

PowerPoint で年賀状ソフト並みの力作が簡単に！

　年賀状と言えば、撮りためた家族の写真が大活躍。デジタルカメラのメモリーカードにたまった1年分の写真のバックアップもかねて、写真年賀状を作ってみよう。使うソフトは PowerPoint と無料で使えるインターネット上のハードディスク OneDrive だ。OneDrive の詳細はこちら。

　OneDrive は、インターネット上にあるハードディスクのこと。誰でもタダで5GBのディスクを利用できる。操作は簡単で、Webブラウザや専用アプリにファイルをドラッグ＆ドロップするだけ。パソコンやスマホの写真を OneDrive にアップするのはもちろん、遠く離れた家族が OneDrive の写真を共有することも可能だ。

　なのでメモリーカードでデータを移動したり、メールに添付する面倒がなく、フォルダにコピーする感覚でインターネット上のディスクを読み書きして、データを共有できる。一度使うとやめられなくなるほど便利！

Windows 10 なら標準で OneDrive をエクスプローラーから参照できる。ドライブがインターネット上にあることを意識させないぐらい使いやすい

Microsoft Edge などのWebブラウザからもアクセスできる

　さて、家族みんなのPCやスマホから集めた写真を使って年賀状を作るのは、PowerPoint だ。プレゼンテーション用のスライドを作るのと同様、写真や文字を置いていけばいい。言うなれば、はがきサイズのプレゼン資料を作る感じだ。

「楽しもう Office」のテンプレート。これを使えば、PowerPoint 初心者でも簡単に年賀状が作れる

　「プレゼンテーションとは縁がなくて PowerPoint は使ったことがない」という人でも大丈夫。簡単に年賀状が作れるムービーも「楽しもう Office」で公開されているので、これを機に使ってみてはどうだろう。「へー！こんなふうに使えるんだ！」「Word でこんなことができるのか！」という発見があるはず。

　もちろん、同サイトからテンプレートをダウンロードして、写真を差し替えれば簡単に写真入り年賀状が作れる。