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Web会議したくなる会議室にするには!? アイ・オー・データの“3種の神器”で不満解消
～高機能カメラ、大型ディスプレイ、スピーカーフォンを使うとこうなる!
- 提供：
- 株式会社アイ・オー・データ機器
2022年1月14日 06:30
自宅にいても、オフィスにいても、Web会議で社内メンバーや取引先とミーティングするのはもう当たり前の時代。広い会議室に何人か集まって、他の場所にいる人たちと多人数でWeb会議することも今や珍しくないはずだ。
しかし、そんな場面で不満に感じていることはないだろうか。例えば ノートPCを1台だけ真ん中に置いてWeb会議するようなときは、いろいろと不都合が生じやすい もの。会議室にいる全員の姿がカメラに収まらないとか、テーブルの端にいる人の声がマイクで拾いきれず相手に伝わらないとか。もしくは画面共有で相手が資料を表示しても、ノートPCの画面では小さな文字まで読みにくかったりする。
ユーザー1人で利用することを想定したノートPCの装備は、複数人が集まる会議室でWeb会議するのにはやはり向かない。だとすれば、これからもますます活発化するに違いない会議室でのWeb会議を、ストレスのない最適な環境にするにはどうしたらいいのか。 そこで活用したいのが、アイ・オー・データの高機能カメラ、大型ディスプレイ、スピーカーフォンという“3種の神器”だ。
ノートPCを使って会議室でWeb会議するときの課題とは
会議室で複数人のメンバーが集まってWeb会議するときのよくある不満やトラブルについて、ここで改めて整理してみよう。特に1台のノートPCの内蔵カメラとマイクを使うとき、または参加者それぞれがノートPCを持ち寄って参加するとき、おそらく下記のような課題に遭遇したことがあるのではないかと思う。
- PC内蔵カメラの視野角が狭く、会議室のメンバーが映像に入りきらない(カメラの問題)
- 参加者が多いと、映像のなかで誰が発言しているのか判別しにくい(カメラ、ディスプレイの問題)
- 相手側が画面共有した資料の内容が読み取りにくい(ディスプレイの問題)
- スピーカー出力が弱く、相手の音声が聞き取れない(スピーカーの問題)
- 遠くに座っている人の声がマイクで拾えず、発言が相手に伝わらない(マイクの問題)
- 参加者それぞれがノートPCを使っているとハウリングが発生しやすい(マイクの問題)
みなさんが今までに経験したことがあるのは、このうちの1つ、2つ程度かもしれないし、全部かもしれない。最近は、これらの課題を丸ごと解決するための会議室専用Web会議システムとして、高性能なカメラ、大型ディスプレイ、集音マイクなどがセットになったビジネスソリューションも確かに存在する。が、いかんせん高額だ。
現状、解決したい箇所がWebカメラ部分だけだったり、音声絡みだけだったりするのであれば、必要な箇所だけを最小限のコストで改善したいもの。 そうしたケースでちょうどいい3種類の製品を、アイ・オー・データが提供している。 それらの製品を単独で、もしくは組み合わせて使うことでどんな風に課題を解決できるのか、紹介していこう。
首振りできてズームもできる据え置き型USBカメラ「TC-PC8Z」
参加メンバー全員の顔が相手側から見えない、誰がしゃべっているのかよく分からない、といったWebカメラ周りの問題を解決するのが、据え置き型のUSBカメラ「TC-PC8Z」(直販価格5万4,780円)だ。会議室に設置しているデスクトップPCや、持ち込んだノートPCにUSB接続すれば即座に認識され、ZoomやGoogle Meet、Microsoft TeamsなどのWeb会議ツール用のカメラとして利用できる。
一番の特徴は、可動式のレンズによって撮影方向を自在に変えられる首振り機能と、最大8倍の光学ズーム機能を搭載していること。 付属の赤外線リモコンを使って左右方向350度、上下方向90度の範囲で動かすことができ、さらにズームイン・ズームアウトも可能。オートフォーカスに対応していることから、ズーム倍率を切り替えても自動で素早く追従してピントを合わせ、フルHD解像度(1920×1080ドット)のキリっとした映像が得られる。
水平方向の画角は57.6度なので視野角はそこまで広いわけではないが、通常は会議室の全体が見渡せるような場所(細長い会議室テーブルの一番奥など)に設置することになるため、こうした据え置き型のWebカメラで視野角が問題になることはあまりないだろう。普段は引きのアングルにして全員が見える状態で会議を行ない、誰かが発言するときは、その人が中央にくるようカメラレンズを動かして注目させる、というような使い方ができる。
そのうえで ズームインすれば、発言者にスポットをあてて、しゃべっているときの表情やジェスチャーを捉えることが可能。手に物を持って説明するようなシチュエーションでも、その手元にズームすれば細かいところまでくっきり見える。 8倍まで拡大しても破綻のないきれいな画質で映し出せるのは、光学ズームならではだ。
そもそも広い会議室でノートPC内蔵のWebカメラを使う場合だと、発言者の方へいちいちノートPCを向けたり、反対に注目して欲しい人や物をノートPCのカメラ位置に合わせて移動したりする必要がたびたびあって、作業が煩雑になり議論に集中できないこともある。円滑で生産性のあるWeb会議をするためにも、フレキシブルに扱える首振り・ズーム対応のTC-PC8Zは会議室に欠かせない設備と言えるだろう。
なお、小さめの会議室でWeb会議することが多いなら、ズーム機能が省かれた「USB-PTC1」(直販価格3万8,280円)もおすすめ。水平方向の視野角は100度あり、加えてこちらも上下左右への首振りが可能だ。リーズナブルな値段設定ということもあり、社内にいくつもある小会議室に一括導入するのにも適している。
広い会議室をカバーするスピーカーフォン「USB-SPPHL1」。オプションで集音範囲の拡大も
広い会議室を使ったWeb会議で、自分たちも、相手側も、最もストレスに感じることの1つは、音声にまつわるトラブルかもしれない。 ノートPC内蔵マイクでは、近くに座っているメンバーの声は拾えても、会議室の端の方に座っている人の声まで同じように拾うのは難しい。相手側の方ではいくら音量を上げても聞こえないから対処のしようがなく、もどかしさが募る。
一方の会議室側では、普通の音量で話しているつもりなので相手に声が届いていないことに気付きにくい。何度も聞き返されて同じ説明を繰り返すなど、コミュニケーション不全を引き起こす原因になってしまう。加えてノートPC内蔵のスピーカーだと、絶対的な出力の小ささからボリュームを上げても相手側の音声が聞き取りづらく、互いの受け答えがぎこちなくなるのは避けようがない。
こうしたトラブルを防ぐのに有効なのが、感度の高いマイクと、口径の大きいスピーカーユニットを備えた会議室用のスピーカーフォンだ。アイ・オー・データ機器ではUSB接続の「USB-SPPHL1」(直販価格3万9,380円)という製品をラインアップしていて、PCとケーブル1本で接続するだけで高品質なマイクとスピーカーが使えるようになる。
会議室用ということもあって、スピーカー音量はボリューム最小でも大きめ。間近にいるとかなりの音圧を感じ、広い会議室でも相手の声が隅々まで届く。だからといって音量を上げていったときに音が割れることもなく、聞き取りやすい。Web会議ツールを通した圧縮音声であるにもかかわらずノイズは目立たず、時に生々しささえ感じるほどクリアな音声だ。
会議室でのノイズ・エコーを低減する「ノイズリダクション」と「エコーキャンセラー」の機能のほか、「マイク自動追尾」と「オートゲインコントロール」によって、発言者の位置や声の大きさに合わせてマイクの集音特性を自動で最適化する機能があるのもポイント。
ただ、高機能なUSB-SPPHL1であっても、本体1台だけで広い会議室のどこからも均一に声を拾えるようにする、というわけにはいかないケースもある。スピーカーフォンのすぐ近くにいる人と、そこから何mも離れたところにいる人とでは、それなりに音量差が大きくなるから相手に同じようには伝わらない。会議室の参加者それぞれが持ち寄ったノートPCで同じWeb会議に参加する(各ノートPCのマイクを使う)、という手も考えられるが、全員がマイクをオンにした瞬間にハウリングが発生して会議どころではなくなってしまう。
そうした失敗を防ぐためにも併用したいのが、 スピーカーフォン本体に追加して使う拡張用のマイクユニット「USB-SPPHLX1」 (直販価格2万680円)だ。USB-SPPHL1本体とケーブル接続することで集音範囲を拡大するもので、本体から最大約2.5m離れたところに配置できる。
2個セットの製品で、1個だけ使うことも、2個同時に接続して使うことも可能。本体のマイクを有効にしたまま、マイクユニット1つ1つを反対方向に配置して、本体を中心にして端から端まで5m、2.5mおきに3つのマイクが並ぶような形にもできる。
集音できる範囲は、本体のみの状態で半径5m、マイクユニット2個接続時で同8mに及ぶ 。これなら大会議室と呼ばれる広さの室内であってもカバーできる。本体から離れ、このマイクユニットを間近に置いてぼそぼそとつぶやいてみたところ、相手にしゃべっている内容がしっかり伝わるほどだった。
なので、人によって声の張り方に差がある会議でも活躍すること間違いなし。もし広くない会議室だったとしても、声が小さい人の近くに優先的に配置するなどして、互いにコミュニケーションの取りやすいWeb会議を実現したいところだ。
共有資料の小さい文字もくっきり。会議を円滑にする大型4Kディスプレイ「LCD-M4K652XDB」
会議室でWeb会議するときに、遠隔の相手とコミュニケーションを取るにあたっては、会議室にいる全員が相手の映像をしっかり視認できるかどうかも重要だ。ノートPCを会議室の真ん中に置いて、その画面をみんなで見る、なんていうスタイルはさすがに無理があるし、各自がノートPCを使っていても、 13型前後の小さい画面では、画面共有された資料内の文字が読みにくくなる。
こういうときに会議室内にあると便利なのが大型ディスプレイだ。例えばアイ・オー・データでは会議室にも適した製品として、4K対応の65型「LCD-M4K652XDB」(直販価格21万8,900円)を用意している。PCから映像出力してWeb会議ツールを全画面表示すれば、相手側の映像や画面共有された資料を視認性高く映し出す。 広い会議室のどこにいるかを問わず、全員が同じ情報を正しく受け取ることができるだろう。
4K(3840×2160ドット)の高解像度は、細部を緻密に表現できるとともに、多くの情報量を一度に映し出せるというメリットがある。その上、大型なので、ノートPCのディスプレイならつぶれてしまうような小さな文字でも、読みやすい明瞭な輪郭を保つことが可能だ。サイネージ用としてもアピールしているディスプレイであることから、500cd/平方mの高輝度による映像の鮮やかさもウリ。照明の強い会議室で見やすさをキープできるのも利点と言える。
また、さきほどのTC-PC8ZのようなUSBカメラを使う際にも、こうした大型ディスプレイがあると都合がいい。Web会議中に表示されるこちら側のカメラ映像は通常小さくサムネイル表示されるため、ノートPCなどの画面上では確認用としてはあまり役に立たない。が、大型ディスプレイであればその分サムネイルも大きく見えるのだ。
例えば、部屋の背後に余計なものが写り込んでいた時、ノートPCの小さなサムネイルでは気づかなかったものが、高解像度・大型のディスプレイなら気付いて対処できる。さらには相手側での映像の見え方を自分たちの側でも確認しやすくなるから、こちらの意図が正しく伝わるような説明の仕方を心がけることにもつながる。結果的によりスムーズにWeb会議を進められることになるだろう。
状況に合わせて1つずつでも導入可能。Web会議が楽しい業務に
1台のノートPCを会議室に持ち込んだり、メンバーが各自のノートPCを用意したりしてWeb会議に参加するパターンは、オフィスではいまだ少なくないと思われる。が、相手とのコミュニケーションの取りにくさや準備の手間、トラブルの発生率を考えると、決して得策ではない。 オンラインかどうかに関わらず会議の本来の目的を考えれば、大事な議論の中身にいかに集中できるかが重要であって、それを妨げるようなツールに起因するトラブルは時間の無駄にしかならないからだ。
今回紹介した首振り・ズーム機能付きWebカメラのTC-PC8Z(またはズームなしのUSB-PTC1)、スピーカーフォンのUSB-SPPHL1、大型4KディスプレイのLCD-M4K652XDBという3種類のアイテムは、現在の会議室の状況に合わせて、まずはどれか1つを導入してみるのでもいい。 もちろん組み合わせで導入して一気に最適化を図るのもアリだが、いずれにしても会議室のWeb会議環境が確実に改善されるはず。今まで億劫に感じていたWeb会議が、反対に進んで開催したくなる楽しい業務に様変わりするに違いない。
また、今回紹介した製品は10～20人程度の会議室での利用を想定したものだが、アイ・オー・データ機器ではこれら以外にも、もう少し小さめの会議室に向けたものなど、カメラ、スピーカーフォン、ディスプレイを複数ラインナップしているので、各ユーザーのニーズに合うものがみつけられるだろう。