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Mac標準の「カレンダー」をもっと便利に使いこなす技10選
2023年4月19日 06:27
Macユーザーの多くが、毎日のスケジュール管理のために標準アプリの「カレンダー」を利用しているでしょう。「カレンダー」はとても簡単に利用できますが、一歩踏み込んだテクニックを知っていればさらに効率的に活用できます。「クイックイベント」の機能を使って素早く予定を追加したり、イベントにメモやURL、場所、移動時間を加えたり、「メール」などの他の標準ソフトと連携したりなど、ここではMacユーザーが絶対に知っておきたい「カレンダー」の便利技を伝授します。
カレンダーをもっと便利にするテクニック
①「クイックイベント」で素早く予定を追加する
「カレンダー」にイベント(予定)を追加したいとき、どうしていますか? 「月」表示なら日付をダブルクリック、「週」や「日」表示なら開始時間から終了時間までドラッグして新規イベント作成画面を表示し、入力するという人が多いかもしれません。
しかし、この方法だとイベントのタイトルや継続時間などを入力・設定しなければならず、手間に感じることもあるでしょう。
そこで使ってみたいのが、自然な言語で書き込むだけで素早くイベントを追加できる「クイックイベント」という機能です。
ツールバーにある[+]をクリックして、たとえば「土曜日の午前11時から午後1時まで買い物」と入力すると、タイトルが「土曜日の買い物」、日時が「土曜日」、時間が「11:00〜13:00」に自動入力され、素早くイベントを作成できます。
もしキー入力するのが面倒ならば、音声入力してみるのもいいでしょう。
②イベントにメモやURL、ファイルを追加する
イベントにはタイトルや時間だけを設定している人が多いと思いますが、イベントによってはメモやURLを書き込んだり、ファイルを添付したりしておくと便利です。
作成時は若干手間がかかるものの、たとえば会議や打ち合わせ時にメモやWEBサイト、書類などを「カレンダー」のイベントからすぐに参照できるからです。会議や打ち合わせが差し迫ったときに、慌てることもなくなります。
③イベントに場所や移動時間を追加する
イベントによっては、ランドマークや施設名、住所などの「場所」を追加しておくとさらに便利です。
イベントをクリックするだけで地図のプレビューを確認できますし、プレビューをクリックすると「マップ」が起動して目的地の地図や経路検索、乗り換え情報をすぐに確認できます。
また、「場所」を設定しておくと、現在地からの目的地までの「車」「電車」「徒歩」での移動時間も自動で算出してくれます。そのため、これを見て目的地に辿り着くまでにいつ出発すればいいかの「移動時間」を簡単に設定することが可能です。
出発時間に近づいたら通知するように設定しておくこともできますので、遅刻が絶対に許されないイベントのときはしっかりと設定しておくといいでしょう。
④「メール」や「メッセージ」からイベントを追加する
「次の打ち合わせは、来週の何時です」などといったイベントが「メール」や「メッセージ」などで届くことがあるでしょう。そんなとき、「メール」や「メッセージ」を見ながら、イベント内容を「カレンダー」に転記していませんか?
もちろん、そのようにするのも決して間違いではありませんが、「カレンダー」を開いたり入力したりする手間がかかりますし、写し間違えたりする可能性もあります。
そんなときは直接イベントを追加してみましょう。「カレンダー」アプリは「メール」や「メッセージ」と連携しているので、「メール」や「メッセージ」に書いてある日付や時刻を自動的に認識してイベントを作成できます。
⑤別のカレンダーサービスのアカウントを追加する
プライベートのスケジュール管理には「カレンダー」を利用しているものの、会社ではほかのカレンダーサービスを使っているという人も多いでしょう。
もし「Microsoft Exchange」や「Google」、「Yahoo!」などのカレンダーサービスを使っているなら、「カレンダー」でそれらの予定も一緒に表示するようにしておくと便利です。
[カレンダー]メニューから[アカウントを追加]を選んでアカウントを追加するだけで、別のカレンダーサービスのイベントを一緒に表示できます。
また、イベントを追加する際も別のカレンダーサービスを選べば、「カレンダー」からそのカレンダーサービスにイベントを追加できます。
⑥ほかのMacユーザーとカレンダーを共有する
「カレンダー」には、1つのカレンダーを家族や友人、チームメンバーなどと共有するための機能が搭載されています。
この共有カレンダーの作成方法はとても簡単で、新規カレンダーを作成して、そのカレンダーを共有したい人へメールやメッセージなどで参加を依頼するだけ。共有相手が参加を承諾すれば互いのカレンダーに表示されるようになり、通常のカレンダー同様にイベントを確認したり、追加したりできます。
なお、共有カレンダーへの参加を依頼する際は、共有カレンダーの内容を見せるだけの[閲覧]と、イベントを書き込んだり編集したりできる[閲覧と編集]が選べます。
⑦イベントへの参加を依頼する/依頼に返信する
「カレンダー」ではイベントの参加者管理もできます。そのイベントに参加してほしい相手を指定すると、相手に参加依頼のメールが届きます。
受け取った側ではイベントに対して「参加」か「欠席」、未定の場合は「仮承諾」を選択しましょう。一緒に送られてきたイベントファイルをダブルクリックすれば、自分のカレンダーに参加するイベントが追加できます。
依頼した側も相手が参加するのか欠席なのか一目で分かるので、イベント参加者の管理が簡単に行なえます。
⑧「集中モード」で必要なカレンダーのみ表示する
仕事のときはプライベートのイベントを表示してほしくない。そんなリクエストにも「カレンダー」は応えてくれます。
「システム設定」を開いて[集中モード]にある[集中モードフィルタ]を設定しましょう。それぞれの集中モードで指定したカレンダーだけ表示できますし、標準のiCloudカレンダー以外のアカウントのカレンダーもフィルタできます。
⑨間違って削除したカレンダーやイベントを復元する
Macの初期設定を変更していない限り、「カレンダー」のデータは自動的にiCloudにバックアップされます。そのため、万が一間違えてイベントやカレンダーを削除してしまっても復元可能です。
復元は「iCloud.com」にアクセスして自分のApple IDとパスワードでサインイン。iCloud.comから[データの復旧]を選べばカレンダーを復元できます。
ただし、共有カレンダーがある場合は共有情報すべてが削除されてしまいます。カレンダーを再度共有して他の人からもカレンダーを共有するよう再度招待してもらいましょう。