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Dropbox、テレワークにおける利用を促進。脱ハンコ後押しも計画
2020年7月13日 16:14
Dropbox Japan株式会社は13日、オンライン上で記者向け説明会を開催し、直近の国内企業におけるテレワークの実態調査の結果報告を紹介するとともに、Dropboxサービスの利活用を促した。
今回のテレワークの実態調査は、緊急事態宣言後に“マクロミル”で行なわれたインターネット調査に基づく結果となっている。回答者は22歳から69歳までの男女1,000名で、業種はホワイトカラーの有識者に絞られている。
調査結果のポイントは大まかにわけて3つ。
・対面を伴う業種の場合テレワークできないといった問題、社内のファイルサーバーに存在する資料やファイルの閲覧、紙のみで存在する資料へのアクセス支障が生じている
・オンライン会議の導入率は大幅に向上しているが、その一方で経営会議などは対面でしか行なえないものも存在し、経営層の導入率が低い
・通勤時間がなくなった分、在宅勤務者が3時間以上の時短でライフワークバランスが取れていると実感し、今後の転職先でも在宅勤務制度の有無が影響し、体制の整備を望んでいる
このうち対面を伴う業務については改善が難しいが、Dropbox Japanでは同社のサービスの利用によって多くの課題を解決できるとしている。
たとえば「Dropbox Spaces」を使えば、ファイルへのアクセスや共有を容易に行なえ、メールでファイルをやり取りするよりも簡単に最新版へアクセスできる。また、ファイルに対してコメントなどもつけられるため、議論の分散が抑えられるとしている。
「Dropbox Paper」は、チームメンバーと共同作業や共同編集ができるドキュメント。議事録やローンチ計画などさまざまなテンプレートが用意されており、メンバーが共有すべき情報を1つにまとめられる。
今回の緊急事態宣言発令のような場合、突如テレワークがはじまったという企業も多く、使い古しのPCを整備して再利用する場合も多い。その場合SSDやHDD容量の不足が課題となるが、「Dropboxスマートシンク」を使えば、ローカルファイルを扱うようにDropbox上のファイルが扱える。
「Dropboxスキャン」は、スマートフォンで撮影した紙の書類を自動でOCR化して、Dropboxにアップロードできる。全文検索が可能なほか、名刺、領収書、手書きメモ、ホワイトボード、画像などを容易に分類できるとしている。
社外とのファイル共有は「Dropbox Transfer」の利用を推奨。ダウンロード期間やパスワードの設定などが可能なほか、最大100GBまでのファイルを共有可能。受信側はDropboxのアカウントが不要だ。
企業においてファイルのセキュリティも課題だが、Dropboxの管理者コンソールではSSO連携、Azure AD連携、多要素認証を用意しているほか、国内データセンターを追加費用なしで利用可能。また、高度なユーザー権限管理や豊富な通知、監査、レポート機能を備えるとしている。
なお、テレワークを阻害する要因の1つとして「印鑑」があるのだが、Dropboxでは近日中に電子署名サービス「HelloSign」を導入し、この問題を解決していくとした。
発表会には一般社団法人 日本テレワーク協会 事務局長の村田瑞枝氏もゲストとして招かれた。
日本テレワーク協会は、日本におけるテレワークの普及促進を目的とし、1991年に設立(設立時の名称は日本サテライトオフィス協会)された。政府の緊急事態宣言後、同協会への問い合わせが急増し、“本来ならば1年間に来る問い合わせの量が、1日に来た”という。
「本来、企業におけるテレワークの導入は、全体像をつかんでから、会社でルールやICT環境の整備、セキュリティ対策をした上で試行導入、見直しのあと本格導入されるべきなのだが、政府の緊急事態宣言で突然本格導入せざる得ない企業が急増したのが要因」だという。
そこで同協会でもDropboxを活用し、問い合わせ案件をDropboxで管理して外注のサポーターと共有。これによって殺到する問い合わせを問題なく処理できたという。「Dropboxは無料で使える、使い方の説明をしなくてもよい、利用実績が多数あって安全だと判断し、即座導入に至った」と振り返り、これからテレワークを導入する企業にも導入を薦めたいとしている。
