新社会人必読。PC Watchが選ぶショートカットキー【Word 2016編】

　Microsoft Officeの文書作成ソフトであるWordは、表計算ソフトのExcelと並んで昔からオフィスで使用されているアプリケーションです。報告書や請求書、ハガキ類に至るまで、さまざまな文書を作成することができます。

　Wordは普通のテキストエディタと違って、書式設定や段落の設定を高い自由度で変更できるため、設定項目は多岐に渡ります。ただ、一定の業務や大学のレポート作成などで使用する場合、機能を網羅的に使うことはまず考えられず、利用する機能はある程度決まっていることでしょう。同じ操作を何度も行なうのであれば、ショートカットキーを覚えておいた方が操作の手間が減って効率的です。

　ここではWordで使用できるショートカットキーをカテゴリ別に一覧できるようにしています。また、以下に利用頻度が高いと思われる5つのショートカットキー抜粋して紹介しています。これらのショートカットキーを活用すれば、Wordを使った文書作成が楽になるはずです。

• 改ページを挿入する
• フォントサイズを1ポイント大きくする
• 書式なしで貼り付ける
• 文字書式を解除する
• 段落の左インデントを設定する

　Word 2016ショートカットキーの一覧表

改ページを挿入する

　通常Wordはページ単位で文書が表示されますが、文書中に章といった大きな区切りが入る場合、一般的には改ページを行なって、次ページの頭から内容が始まるように文書を構成します。[Ctrl]+[Enter]を使うことで、改ページが挿入され、文書ページ内の途中であっても次ページから始まるようにできるため、改行を何個も入れなくて済むようになります。また、前ページのフォントサイズを変更したり、文字を書き加えたりした場合など、それによって文字が次ページに追い出され、体裁がくずれてしまうのを防ぐこともできます。

改ページを行なえば、ページの途中であっても次のページから文章を始められる

フォントサイズを1ポイント大きくする

　[Ctrl]+(])を押せばフォントサイズを1ポイントずつ大きくすることができます。逆に1ポイント下げるには[Ctrl]+([)を押します。フォントサイズを大きくするショートカットキーには[Ctrl]+[Shift]+[>]もありますが、こちらはホームタブにある「フォントサイズ」に登録されている大きさが順に適用されます(例: 10.5→11→12→14→16)。そのため、微調整を行ないたい場合は、こちらのショートカットキーの方が使い勝手が良いでしょう。

書式なしで貼り付ける

　Webページの内容をコピーしてWordに貼り付けた場合、フォントの大きさといった必要ない一部の書式設定まで一緒に貼り付けてしまうことがあります。ただのテキストデータとして貼り付けたい場合はホームタブの「貼り付け」内にある「テキストのみ保持」の貼り付けを行なえば、書式設定が反映されません。この「テキストのみ保持」をショートカットで行なうには[Alt]キーを押した後に、[H]、[V]、[T]と順番に押していきます。

ホームタブの「貼り付け」内にある「テキストのみ保持」は、キーボード操作だけでも実行できる

文字書式を解除する

　文字を選択して[Ctrl]+[Space]を押せば、自分で設定した文字の書式を初期状態に戻すことができます。ただし、スタイルとして設定されているものは解除できません。

段落の左インデントを設定する

　文書を読みやすくするテクニックの1つとして、行頭を字下げする「インデント」は有効な手段です。[Ctrl]+[M]で字下げが行なわれ、その段落内では改行を行なっても行頭が字下げされたままになります。インデントは[Ctrl]+[Shift]+[M]で解除できます。なお、インデントで字下げする文字数は通常4文字になっていますが、レイアウトタブから任意に設定できます。

行頭を下げて見出しを立たせるなど、文章の見やすさを向上できる

Word 2016ショートカットキーの一覧

　以下、操作カテゴリ別にショートカットキーを掲載しています。

ファンクションキーのリファレンス

　[F1]～[F12]までのファンクションキーに割り当てられたショートカットキーの一覧です。