ライバルには教えたくない本日の特選アプリ
デジタイザペンとOneNoteモバイルを組み合わせたデジタルメモ作成術
～ホワイトボードやプレゼン資料をワンタッチ台形補正して快適議事録を作成
2016年8月16日 06:00
ビジネスユーザーにとって、一番悩ましいものと言えば、会議の議事録ではないだろうか。
ライターという仕事柄、筆者も多種多様なミーティング(取材や編集者との打ち合わせなど)に出席するが、ビジネスを効率よくこなすためには、後から見直してよく分かるメモを、できればその場で作っておきたい。そうしておけば、後で記事を書いたり、資料を作成する時に大いに役立つ。これは多くの会社勤めの皆さんとほぼ変わらないはずだ。
そうしたビジネスユーザーに福音となりそうなのが、デジタルデバイスにおけるデジタイザペンの普及だ。デジタイザペンを活用すると、従来のタッチやタッチペンとは比較にならないぐらいに正確な文字やイラストなどを手軽に書けるようになる。
デジタイザペンを利用して紙のメモをデジタル化しておくだけでも相当便利なのだが、それに加えてほかの機能と組み合わせて利用することで、デジタルらしい利便性の高いメモを作ることも可能だ。
本記事では、Microsoftの「OneNote for iOS」ないしは「OneNote for Windows(UWP版)」に搭載されているOffice Lens機能を組み合わせることで、より高度な議事録を作る方法を紹介していきたい。
Microsoftのメモソフト「OneNote」に用意されているiOS/Android/Windows用のモバイルアプリ
MicrosoftのSurfaceシリーズや、AppleのiPad Proシリーズのように、デジタイザペンを標準ないしは別売で用意しているビジネスユーザー向けのタブレットが増えている。デジタイザペンと言えば、一般的にはクリエイターがPhotoshop CCやIllustrator CCなどを使ってイラストを描く用途に使われると認識されていると思うが、最近では徐々に生産性の向上用途にも使われることが増えつつある。Windowsで言えば、以前この連載でも紹介した「Drawboard PDF」は、PDFファイルに直接ペンで書き込むことが可能になっており、資料を回し読みする時にちょっとしたメモ書きを直接PDFファイルに付け加えるなどの使い方が可能だ。
そしてもっとも一般的な使い方が、やはり手書きメモではないだろうか。会議の議事録、ちょっとした記憶のメモ、もちろんキーボードでテキストにしてしまえばそれはそれで便利なのだが、紙のメモの代わりとしてデジタル的に手書きメモを残したいというシーンは少なくない。筆者もその1人で、数年前にデジタイザペン付のスマートフォンを導入して以来、手書きでメモを取るようなシーンでは紙ではなくデジタイザペンを使ってデジタル的に取るようにしているのだ。現在は、3月に販売が開始された9.7インチiPad ProとそのオプションであるApple Pencilを利用して手書きメモを取っている。
そのメモを取るソフトウェアとして利用しているのが、Microsoft「OneNote」だ。こうしたメモアプリとしては、OneNoteとEvernoteの2つが二大巨頭だろう。筆者がOneNoteを選んでいるのは、Evernoteが登場する前からOneNoteを使い続けてきたからだ。
OneNoteは、MicrosoftのオフィススイートであるMicrosoft Officeの1つソフトウェアとして提供されてきており、それは最新版のMicrosoft Office 2016でも同様だ。なぜOneNoteでメモを取っているのかと言うと、OneNoteには録音機能が用意されており、録音したタイムラインとメモのテキストを同期する機能が用意されているからだ。メモのテキストをマウスなどで指定すると、録音したその時間の箇所が再生されるため、必要な部分だけを聞き直すのが楽なのである(ただし、この機能はデスクトップ版と呼ばれるOneNote 2016のWindows版/Mac版のみに搭載)。
その延長線上として、モバイル版のOneNoteも平行して使い始めた。Microsoftはモバイル版のOneNoteとして、
- (1)OneNote for iOS
- (2)OneNote for Android
- (3)OneNote for Windows(UWP版)
という3つのプラットフォームに向けたモバイルアプリを用意している。プラットフォームが違うと微妙に機能が異なるのだが、基本的な機能は一緒で、OneDrive、OneDrive for Businessなどのクラウドストレージ上においてあるOneNoteのノートブックと同期してメモを作成できる。大事なことはこの同期で、例えばOneNote for iOSで取ったメモも、クラウド経由でPCのデスクトップ版OneNote 2016で見たり編集できるので、いちいちメモを取ったデバイスを引っ張り出してくる必要がないのだ。
黒い背景でない限り、ほぼ100%の高い認識率で撮影したスライドをメモとして利用できる「Office Lens」
こうしたモバイル版OneNoteのうち、OneNote for iOSと、OneNote for Windows(UWP版)には、別アプリとして用意されている「Office Lens」の機能が一部統合されている(いずれもタブレットのバージョンに搭載されていることを確認している)。
Office Lensとは、ドキュメントスキャナのアプリで、カメラで撮影した書類などを、台形補正(縦横のゆがみをデジタル的に補正すること)を行ない、書類データとして取り込むものだ。このOffice Lensは無償のアプリとして、iOS、Android、Windows 10 Mobile向けに各プラットフォームのストアで配布されている。このOffice Lensを利用すると取り込んだデータを、OneDriveやOneNoteに出力することができるのだが、OneNote for iOSとOneNote(UWP版、ただしPC向けのみ、Mobileは未対応)には、そのOffice Lens相当の台形補正の機能が標準で実装されているのだ。
基本的な使い方はどちらも同じで、メニューの挿入からカメラのアイコンを選び、撮影時に目的に応じて「写真」、「ドキュメント」、「ホワイトボード」の3つのモードから選び撮影する。すると、それぞれのモードに合わせて補正された画像がOneNoteに取り込まれる。
- (1)写真 : 通常のカメラで撮影したのと同じモード、補正は行なわれない
- (2)ドキュメント : PCの画面やプロジェクタの画面に表示されているPowerPointの資料などを撮影すると、台形補正して取り込む
- (3)ホワイトボード : ホワイトボードなどに書かれている文字を取り込むためのモード。台形補正と減色補正が入る。モノクロでよいホワイトボードなどを撮影する場合に使う
ドキュメントモードで撮影すると、例えばプロジェクタやPCディスプレイなどに表示されているPowerPointの資料を台形補正して取り込める。これにより、会議などで誰かがPowerPointでプレゼンしている資料を、縦横が補正された状態で簡単に取り込み、そこにペンでメモを書き加えていくという使い方が可能になる。
もちろん、Office Lens＋OneNoteでもこれはできたのだが、別々のソフトの場合にはまずOffice Lensを起動して撮影し、OneNoteへデータを共有するという複数の段階を踏まないとできなかった。これがOneNoteの中で2、3回タッチするだけで簡単にできるようになった。
もう1つ特筆すべきは、Office Lensでも定評があった認識の精度の高さだ。台形補正をする領域は、ソフトウェア側が自動で演算して決定される。うまくスライド領域が指定されなかった場合には、マニュアルでスライドの領域を指定する必要があるのだが、これまでのところマニュアルで領域を指定し直した経験はほとんどない。それぐらい精度が高く、ほとんど自動領域指定だけで済んでいる。
ただ、スライドの背景が黒、ディスプレイの縁の色が黒と色の差がない場合には当然失敗する可能性が高くなるし、実際厳しい。しかし、背景が黒以外の色であれば、筆者が使った限りではほぼ100%の確率で自動で自動で認識できている。
ホワイトボードのモードでは、台形補正に加えて減色補正がかけられ、画像のファイルサイズを小さく抑えることができる。プレゼンの資料ほどは綺麗に残す必要はないようなホワイトボードのメモなどはホワイトボードモードで撮影しておくといいだろう。
取り込んでしまえば、後は重要なポイントをペンで強調したり、矢印を付けてそこにメモを付けたりなど自由自在だ。単にメモを残すよりも、よりデジタルらしい議事録を作成することが可能になる。後で見直す時にも、そうした議事録であれば会議を振り返りやすいのではないだろうか。
既に述べた通り、OneDriveやOneDrive for BusinessにOneNoteのノートブックを置いておけば、iPad ProやWindowsタブレットで作成したメモであっても、PCに同期して持ってくることができる。OneNoteのデータを、Wordにコピーすれば本格的な報告書を清書するのもより容易になる。
このように、より効率的な議事録作成をしたいのであれば、デジタイザペンとOneNoteを活用してみてはどうだろうか。