共同編集＆共有がカンタンなOneDriveへ移行するチャンス!?

　文書を作る作業は孤独です。誰も助けてくれません。悶々としてフレーズを考え、ポツリポツリとタイプしていきます。もちろん、昨今のビジネス文書はテキストだけではすまされません。いかにチャーミングな見栄えの文書にするのか、WordやPowerPointはもちろん、Excelでも同様です。

　ネットワークが当たり前のものとなり、ひとつのファイルを複数のユーザーが編集することが一般化しても、この孤独な作業だけは長い間変わりませんでした。

　なにしろ、ネットワークには排他制御という機能があります。自分がファイルを編集しているときには、他の人にはさわらせないというのが排他です。そうしなければ編集内容が競合してしまうため、編集中のファイルをロックしてしまう機能です。

　でも、そんな話も今は昔となりました。Office 2016の各デスクトップアプリでは、以前から、ブラウザでOffice文書を編集するOffice Online上で実現されていたファイルの共同編集が組み込まれたからです。この機能によって、同じ文書を複数のユーザーが同時に開き、同時に編集を加えることができるようになりました。

複数人でも一人でも、カンタンで便利に使えるOneDrive

　使い方はカンタンです。まず誰かが、最初に文書を新規作成するか、既存の文書をOneDriveに保存します。あとは、保存したファイルのメニューから「共有」を選び、任意のユーザーを招待するか、あるいは共有リンクを設定し、そのアドレスをメール等で他のチームメンバーに送ればいいのです。共有には、編集権限と閲覧権限がありますが、チームで共同編集したい場合は編集権限を指定します。

　招待メールを受け取った側は、そのリンクを開きます。すると、まさに作成中のファイルが目の前に現れます。たとえ共有相手が地球の裏側にいようとも、見ているファイルは同じものです。なにしろ、ファイルはクラウドにあり、インターネットを介して開いているのですから。どちらが編集を加えても互いにその内容を確認することができます。

　OneDrive上で共有されたファイルは、Officeデスクトップアプリが開きます。WordとOneNoteについては互いの編集内容がリアルタイムに反映され、ExcelやPowerPointではその都度、手動で反映させます。

　OneDriveは、Microsoftが提供するオンラインストレージサービス。インターネットを介してアクセスできるいわばファイルの保管庫です。Windows 10とも統合され、Microsoftアカウントを使ってファイル等を預かってもらえます。

　HDD・SSD内のファイル、フォルダとの同期や、アプリを使って個別にファイルを保存することもできます。Microsoftアカウントを作成すれば無償で5GB、さらにOffice 365ユーザーであれば1TB（初年度無料、2年目以降は有料）が確保されます。これだけのサイズがあれば、一般的な使い方なら容量の点で苦労することはないでしょう。

　これでどんなことができるでしょう。

　たとえば、本文として文字を入力している人がいる一方で、できあがっているページについて誤字脱字を修正する人、見出しやポイントの書式を整える人などと、作業を手分けすることができます。

　場合によっては、インターネット等からイラストなどのビジュアル素材を集めてきて、文書中に貼り付ける担当がいてもいいかもしれません。一人ではできあがるまでに膨大な時間がかかるかもしれない作業も、複数人で分担すれば、短時間で完成させられるでしょう。

　文書のチェックも容易です。従来なら、誰かのチェックが終わるのを待って、そのファイルを別の誰かに渡すといった回覧で作業をしていたはずです。でも、ファイルの共有機能を使えば、複数のメンバーが同時にコメントを入れるなどの作業を進めることができます。

　文書の所有者は、コメントごとに必要な修正を加え、必要ならその場でチャットをしながら疑問点を解決し、文書に反映していけます。これなら、他の誰かの作業終了を待つ時間のロスがありません。

　複数人での作業だけではなく、一人で使う場合もOneDriveは重宝します。インターネットが使えれば、自宅のPC、会社や学校のPC、持ち歩いているスマートフォン（以下、スマホ）、タブレット、モバイルノートPCなど、複数のデバイスから同時に開いて参照することができるからです。

　学校での作業の続きを自宅でやったり、通学の電車の中でスマホで作業することもできてしまいます。PCで作ったプレゼンテーションを、タブレットで開いて誰かに見せるといったこともカンタンです。

　どんなに多くのデバイスで同時にファイルを開いていたとしても、それぞれのデバイスでちゃんと編集ができ、その内容が矛盾することなくすべてのデバイスの画面上に反映されるのです。

いつでも最新のOfficeが使えるOffice Premium搭載PC

　まさに離れ業。こんなことができてしまうOfficeを手に入れる、もっとも手軽な方法は、Office Premium 搭載PCを手に入れることです。

　Office Premium搭載PCは、ハードウェアとしてのWindows PCに、Officeアプリをプリインストールしたものです。そのOfficeはそのパソコンがハードウェアとしてのライフタイムを終えるまで、追加の費用なしに最新のものにバージョンアップしながら永年使うことができます。

　さらにOffice 365サービスとして、OneDrive1TB分、スマホ・タブレットでのOfficeアプリの商用利用権、そしてSkypeでの固定電話や携帯電話への60分間/月無料といった特典が提供されます。

　このサービスは最初の1年は無料で提供され、2年目以降は年額6,264円で更新することで、継続的に活用していくことができます。また、Office 365 Soloとして、既存のハードウェアで同等のサービスを利用できる年次更新のサービスパッケージも用意されています。

　Office 2016は、順次更新されていきます。たとえば最近では、PowerPointに「デザイナー」と呼ばれる新機能が追加されました。

　この機能は、スライドに写真などの画像を追加すると、「デザインアイデア」と呼ばれるナビゲーションが起動し、その画像や写真をどのようにスライドに追加するとチャーミングなものになるか、写真の色味や構図などを考慮して複数の候補を示して提案してくれるというものです。

　チャーミングなスライドを作るためには時間がいくらあっても足りない中で、デザイナー機能を使えば、短時間でそれなりの見栄えのものに仕上げられるので、急ぎの作業にはきっと重宝するはずです。

今なら豪華賞品が当たるキャンペーンも!!

　現在マイクロソフトでは、7月31日までの期間で以下のキャンペーンを実施中です。

• ・Officeテンプレートをダウンロードして共有する「みんなで一緒に賞」
• ・タブレットやスマホでテンプレートをダウンロードして共有する「いつでもどこでも賞」
• ・「デザイナー」機能を使って作ったスライドを共有する「魅力的なデザイン賞」

　いずれのキャンペーンでも、豪華な賞品をゲットできるチャンスです。Officeのユーザーであればどなたでも応募できます。

　それぞれの賞は、Office テンプレートの共有、新機能「デザイナー」で作成したファイルをOneDrive上で共有することで応募できます。応募のための一連の作業をするだけで、OneDriveの使い方、テンプレートの活用、ファイルの共有といった基本的なOfficeアプリの使い方、そして新しい「デザイナー」機能などが体験できます。このチャンスをお見逃しなく。ぜひ、チャレンジしてみましょう。